Bättre samarbete och tydligare fokus med reflekterande möten

”Hade egentligen inte tid till detta idag – men vad bra att vi stannade upp och reflekterade över det vi gjort sen sist – det gav så mycket starkare fokus på våra åtgärder och beslut framåt”.

Att reflektera är lite som att backa för att ta sats framåt. När vi tar oss tid och planerar in reflekterande möten skapar vi möjligheter för helhetssyn med långsiktig utveckling och hållbarhet i organisationen samtidigt som vi stärker teamet.

5 tips för värdefulla, reflekterande möten

1. Börja med att kommunicera syfte och agenda för mötet. Fundera även på vilken stämning du vill skapa. Involvera gruppen genom att förankra ramen för mötet och säkerställ att ni har en gemensam bild.
   
   
2. Gör en snabb som incheckning – gärna med en positiv touch. Det kan exempelvis handa om något som hänt idag, något du gjort precis nu innan mötet. Se det lite som en uppvärmning innan en match eller ett sånguppträdande.
   
   
3. Gör en tillbakablick över vad som hänt sen sist, vilka stora eller små framgångar ni gjort inom någons avdelning eller i rollen. Låt först alla tänka själva för att sen dela med gruppen. Om mötet är virtuellt kan du be alla att formulera det kortfattat i chatten. Följ gärna upp med en fråga när alla har delat sina berättelser, exempelvis ”Hur har detta märkts av i organisationen?”, ”Vad tänker ni om det ni hört kring både person och verksamhet?” eller ”Vad säger det om oss som grupp?” Det bidrar till en bättre förståelse för helheten.
   
   
4. Fortsätt med fokus framåt kring behov för fortsatt utveckling. Vad behöver ni för att ta nästa steg? Ge först alla en möjlighet att själva tänka på frågeställningen ett par minuter, låt sen var och en berätta om sina behov och åtgärder. Låt alla komma till tals och bjud in övriga genom att exempelvis fråga om tips till personen delat eller vad för stöd som behövs från de andra i gruppen.
   
   
5. Avrunda mötet med en uppsamling om medtag – vad har vi kommit fram till och vad har varit värdefullt med mötet.

Sammanfattningsvis

Skapa en struktur för dina reflekterande möten genom att först landa in i möten med en incheckning, gör sen en tillbakablick för att samla upp och övergå sen till behov framåt. Skapa lugn genom att ge alla tid för individuellt tänkande och berättande. Involvera en alla i dialogen med fokus på både person och organisation. Avsluta med gruppfokus om medtag och fokus framåt.

Hör gärna av dig till oss för fler tips och råd.