Regelbunden och användbar feedback är grundläggande för en framgångsrik arbetsplats. Forskning visar att feedback, när den ges på rätt sätt, bidrar till utveckling, lärande, och ett positivt arbetsklimat.
Trots detta visar studier att vi använder feedback mer sällan än vi tror. Enligt forskning från Simon Elvnäs och hans team uppskattade chefer att de använde cirka 40 % av sin tid till feedback, medan en närmare analys visade att den faktiska tiden låg mellan 0-2 %. Detta belyser både värdet av att ge effektiv feedback och utmaningen i att faktiskt göra det.
Hemligheten med att ge bra feedback är att inse att hela poängen är att få igång en konversation och därigenom hjälpa medarbetaren att växa. Det finns ingen lösning som passar alla, men här är fem saker som du bör tänka på om du vill ge feedback på ett effektivt sätt.
Hur man ger feedback i 5 steg
Steg 1: Se till att mottagaren är förberedd på att få feedback
Se till att medarbetaren är i rätt sinnesstämning för att ta emot feedback. Detta är särskilt viktigt om ditt företag inte har en etablerad feedbackkultur.
För att ge feedback på ett effektivt sätt bör du fråga personen om det är okej att diskutera den situation eller det beteende som du behöver prata om. På så sätt undviker du att personen blir överraskad och ger honom eller henne en känsla av lugn i samtalet.
Hjälp din medarbetare att förstå syftet med samtalet och vad de kan vinna på det. För att feedbacken ska vara effektiv bör även medarbetaren känna att du är välmenande och visar genuin omtanke.
Steg 2: Beskriv situationen på ett tydligt sätt
Oklar feedback som utelämnar ”när” och ”var” kring situationen är ett exempel på mindre bra feedback. Den kan till och med uppfattas som dömande och göra mottagaren defensiv.
Oklar feedback är också svår för mottagaren att ta till sig. Istället bör du ge effektiv feedback där du beskriver vad som hände med specifika exempel för att lämna mindre utrymme för misstolkning.
Dessutom är det viktigt att anpassa feedbacken till mottagarens personlighet, kompetens och situation. Bra ledare gör detta genom att justera sin feedback efter medarbetarnas unika egenskaper och ambitionsnivå. Du bör också se till att återkopplingen är relevant för individens bidrag och organisationens mål – och visar medarbetarna hur deras dagliga insatser påverkar helheten.
Steg 3: Presentera din syn på situationen
När du ger feedback är det viktigt att undvika anklagande språk, generaliseringar och ”du”-formuleringar.
Tänk på att du kanske inte är medveten om allt som händer i din medarbetares liv. Så istället för att säga: ”Du kommer aldrig i tid till mötena”, börja med att säga: ”Jag har märkt att du under de senaste veckorna har kommit sent till våra veckomöten. Jag undrar om du kan hjälpa mig att förstå vad som gör att du kommer för sent och om det finns något jag kan hjälpa dig med?”
I det här fallet har du gett bra feedback. Du har påpekat att de sena ankomsterna inte uppskattas, men du har gjort det på ett förstående och empatiskt sätt som öppnar upp för en konversation samtidigt som du erbjuder ett sätt att lösa problemet.
Steg 4: Ge konkreta rekommendationer för förbättringar
Det finns inget värre än att få feedback som inte ger dig någon aning om hur du kan förbättra dig. Det som gör feedbacken effektiv är att följa upp beskrivningen av situationen med konkreta förslag på hur medarbetaren kan bli bättre i framtiden.
Bra rekommendationer som leder till handling är:
- Tydlig
- Konkret
- Lätta att omsätta i praktiken
- Möjliga att genomföra inom en viss tidsperiod
Om du till exempel säger ”Du måste göra bättre presentationer” blir mottagaren bara förvirrad och demoraliserad. Välj istället något i stil med ”För att förbättra dina presentationer bör du fokusera på att hålla ögonkontakt med publiken och tala långsammare”.
Steg 5: Förvandla mötet till en konversation
När du funderar på hur du ska ge effektiv feedback ska du komma ihåg att processen är dubbelriktad. Det ska vara en engagerande konversation, inte en föreläsning. Så avsluta din feedback med frågor som bjuder in till diskussion, till exempel:
- Vad tycker du om det här?
- Vad tycker du om det jag just har berättat för dig?
- Det här är vad jag tycker att vi ska göra. Men jag skulle vilja höra dina tankar om det.
- Kan du hjälpa mig att bättre förstå vad som händer?
- Tycker du att jag har gjort en rättvis bedömning här?
- Hur tror du att vi kan förbättra det här?
Genom att göra detta visar du ditt engagemang för din medarbetares utveckling samtidigt som du skapar ett klimat av öppenhet och förtroende.
Exempel på konstruktiv feedback
Att ge konstruktiv feedback är svårt eftersom det lätt kan skapa stress hos mottagaren. Det kan vara svårt för en stressad person att fullt ut förstå ditt budskap, och det kan leda till att de inte känner sig uppskattade, missförstådda och mindre benägna att bli bättre.
Här är några exempel du kan ta inspiration från när du ger feedback på jobbet
Säkerställ att det är rätt tid för feedback
Ibland kan du vänta med feedback om du vet att medarbetaren nyligen har haft en intensiv arbetsperiod. Genom att ge feedback när tempot är lugnare, visar du respekt för medarbetarens situation och ökar chansen att feedbacken tas emot på ett konstruktivt sätt.
Exempel: “Jag vet att du har haft en intensiv period, så vi kan ta feedbacken när du känner dig redo”
Var tydlig med samtalets syfte
Att vara tydlig med samtalets syfte hjälper medarbetaren att förstå att feedbacken är till för att stötta deras utveckling, samtidigt som de får en klar bild av vad som kommer att diskuteras.
Exempel: ”Jag vill gärna prata om några områden där vi kan stärka din insats i teamet.”
Ge ett sammanhang och beskriv situationen
Att sätta feedbacken i ett tydligt sammanhang gör det lättare för medarbetaren att förstå vad som behöver förbättras.
Exempel: Istället för att bara säga ”Du behöver bli bättre på ditt arbete”, kan du säga: ”Under senaste projektet märkte jag att vissa uppgifter inte hann bli klara i tid, vilket påverkade projektets framsteg.”
Presentera din syn på situationen
Använd ”jag”-form för att uttrycka din upplevelse av situationen.
Exempel: “Jag har märkt att när vissa deadlines skjutits fram har andra teammedlemmar fått vänta för att slutföra sina uppgifter. Jag vill gärna förstå vad som kan ha orsakat detta och ta reda på hur vi kan undvika liknande situationer framöver.”
Ge en tydlig och konkret rekommendation
Ge konkreta och specifika förslag som ger medarbetaren en tydlig väg framåt.
Exempel: Istället för att säga ”Förbättra din kommunikation”, kan du säga: ”För att undvika missförstånd kan du skicka en kort uppdatering om det ser ut som om en deadline blir svår att hålla.”
Bjud in till samtal
Genom att bjuda in till samtal visar du att du värdesätter medarbetarens perspektiv och skapar möjligheten till en öppen dialog.
Exempel: Avsluta med att säga, ”Vad tycker du om det här förslaget?” eller ”Finns det något du vill lägga till?”
Framtidens feedback
Vi tror att feedback kommer att spela en allt större roll för att skapa engagemang och stötta medarbetarnas tillväxt i en modern arbetsmiljö. Tre sätt vi tror att ledare kommer att använda sig av och anpassa feedback för att stärka sina team i framtiden är:
Feedback som en viktig del av hybrida arbetsplatser
I en hybrid arbetsmodell, där medarbetare växlar mellan att jobba hemifrån och på kontoret, blir feedback viktigt för att hålla engagemanget uppe och alla med fokus på ett tydligt mål. Ledare behöver använda digitala plattformar mer för att ge regelbunden och tydlig feedback som gör att även de som arbetar på distans känner sig delaktiga och uppmärksammade.
Vi tror att vi kommer se fler verktyg som underlättar för videofeedback och AI-sammanfattningar, så att teammedlemmar kan ge och ta emot feedback oberoende av när de jobbar och var de jobbar.
Anpassad feedback för varje medarbetares utveckling
När ledarskap blir mer individanpassat kommer feedback alltmer att skräddarsys efter varje medarbetares styrkor, mål och sätt att lära sig. Ledare kommer mer gå ifrån ”en lösning för alla” och istället använda feedback för att stötta varje medarbetares utveckling på ett sätt som dessutom går i linje med organisationens mål.
Det här tillvägagångssättet gör det möjligt för ledare att stötta både medarbetarnas personliga och arbetsrelaterade mål, och att skapa en starkare koppling mellan deras arbete och deras utveckling. Genom att visa uppskattning för medarbetarnas insatser blir feedback också ett effektivt verktyg för att öka engagemanget.
Feedback i realtid – för snabbare förbättringar och flexibilitet
Många ledare går nu över från årliga eller kvartalsvisa feedbackcykler till feedback i realtid, vilket gör det lättare att snabbt anpassa och förbättra sig. Genom att ge feedback nära inpå en händelse kan ledare ta upp beteenden eller insatser i ett projekt medan de fortfarande är aktuella. Det låter medarbetarna göra snabba justeringar och känna sig mer delaktiga i sin utveckling.
Realtidsfeedback hjälper också ledare att snabbt anpassa sitt stöd till teamets nuvarande behov, vilket är extra viktigt i en snabbt föränderlig arbetsmiljö.
Vanliga frågor om att ge feedback
Vad är det bästa sättet att ge feedback?
Det bästa sättet att ge effektiv feedback till en medarbetare är att:
- Behålla fokus på problemet snarare än på personen
- Förbli objektiv men samtidigt förstående och empatisk
- Erbjuda meningsfulla och genomförbara förslag på hur medarbetaren kan bli bättre
- Ge tydliga exempel
- Erbjuda stöd
- Påpeka vad medarbetaren gör bra
- Be om deras åsikt kring situationen
- Förbli öppen för konversation
Exempel på hur man ger feedback?
Några exempel på hur man kan ge feedback på jobbet är:
- “Jag uppskattar verkligen hur mycket du har utvecklats inom X, och ser fram emot att du fortsätter att stärka dina färdigheter inom Y och Z.”
- “Under våra teammöten förra månaden märkte jag att du verkade lite tveksam under din presentation. Jag vet att du har förberett dig noggrant, så jag skulle gärna vilja att du går in med mer självförtroende nästa gång – ditt arbete är väl genomarbetat!”
- “Är det här ett bra tillfälle att prata om X? Jag skulle gärna vilja ha lite feedback på vad du tycker fungerade bra och vad som kan förbättras.”
- “Jag förstår att det är en ovanligt hektisk period för teamet just nu, men det vore bra om du kunde skicka mer detaljerade uppdateringar kring dina deadlines, så vi kan göra justeringar om det behövs.”
- “Jag ser verkligen X som en av dina största styrkor, men jag har lagt märke till att Y kan vara en utmaning. Hur ser du på det?”
Hur ger jag feedback till kollegor?
När du funderar på hur du ska ge feedback till kollegor och medarbetare är det viktigt att tänka på några saker:
- Fråga personen om han eller hon är i rätt sinnesstämning för att ta till sig feedbacken
- Förbli objektiv
- Håll det konstruktivt
- Var tydlig
- När det är möjligt, inled med vad personen gör bra
- Undvik ”du”-formuleringar och dela med dig av din uppfattning
- Erbjud meningsfulla förslag
- Be om deras åsikt om ditt uttalande
- Gör feedback till en konversation
- Håll det kort och kärnfullt
Stärk din feedbackkultur med Move
På Move vet vi att chefer behöver rätt verktyg för att skapa en öppen arbetsmiljö där feedback blir en naturlig del av utvecklingen. Vårt mål är att hjälpa dig bygga en feedbackkultur som stärker både ditt ledarskap och teamets engagemang.
Vi erbjuder:
Ledarutveckling: Med skräddarsydda lösningar hjälper vi dig bli en trygg ledare som skapar en kultur av öppen kommunikation och konstruktiv återkoppling, vilket driver organisationen mot era mål.
Coaching: Våra coacher ger dig stöd och verktyg för att hantera feedbacksituationer effektivt, vilket stärker förtroendet och samarbetet i ditt team.
Kontakta oss idag för att få veta hur vi kan hjälpa dig stärka din feedbackkultur!
