Möten innebär alltför ofta att de leds med en så kallad pushteknik – och att den som leder fungerar som sändare för sig själv istället för facilitator för de som är med. Vi vågar påstå det, efter att i drygt 10 år hjälpt just ledare att skapa möten som andra ser fram emot att få vara med på. Jo du läste rätt – ser fram emot!
Här nedan delar vi 5 steg att följa för att skapa och facilitera meningsfulla möten där deltagarna känner sig delaktiga.
För varje steg ställer du dig följande frågor:
1. Vad är det jag vill uppnå?
Beskriv vad deltagarna – och du själv – ska ha med sig från mötet när ni går där ifrån. Sätt ord på vad som ska uppnås och vad själva effekten ska bli. Det kan vara något konkret som ett beslut, en tanke, en fråga eller en känsla.
2. Varför ska du ha just ett möte?
Övertyga dig själv om varför ett möte är det bästa formatet för det du vill uppnå. Om du inte lyckas med det kommer inte deltagarna att uppleva att mötet var meningsfullt. Det är kanske bättre att skicka ut ett tydligt informationsmejl eller en enkel filminspelning, om det du vill uppnå är att deltagarna ska ha tagit till sig viktig information.
3. Vem ska vara med?
Nästa steg är att bestämma vilka personer som ska vara med – och varför de ska vara med. Enbart de som kan bidra i en dialog eller till att fatta beslut är de som kommer uppleva mötet som motiverande.
4. Vilka mötesdelar ska ingå?
För att skapa ett möte där deltagarna känner sig delaktiga krävs att du använder dig av en medveten mötesdesign:
- Incheckning Det här har jag med mig in i mötet. Beskriv varför ni är där – det ni ska uppnå.
- Främja aktivt deltagande genom dialog i mindre grupper eller par och adressera frågor direkt till person. Hur tänker du? Vad kom ni två fram till?
- Sammanfatta och ta eventuella beslut. Säkra upp vilka åtgärder som behöver vidtas och av vem.
- Utcheckning: Det här tar jag med mig härifrån.
5. När och hur långt ska mötet vara?
Sätt tidsramar för varje mötesdel – och håll dessa. Om ni har svårt att hålla tider – utse en tidhållare. Är det återkommande möten så följ upp och utvärdera innehåll, tidsåtgång och vad ni uppnår med era möten. Justera och förfina upplägg och design.
Lycka till med din facilitering – och se fram emot dina kommande möten!
