Vi har alla varit med om möten som känns onödiga och ineffektiva, där vi lämnar rummet med en känsla av att vi inte har uppnått något. Men med rätt strategi kan vi faktiskt skapa möten som är meningsfulla och produktiva.
Här kommer 5 tips på vägen
- Definiera syfte och mål för mötet: Varför behövs det här mötet och vad är det du vill uppnå? Är detta tydligt kan du guida diskussionen och hålla mötet fokuserat.
- Välj rätt deltagare: Inkludera endast de personer som behöver vara med för att bidra till diskussionen och fatta beslut. Ev. kan vissa deltagare vara med endast en del av mötet för att säkerställa engagemang och effektivitet.
- Skapa en tydlig agenda: Vad ska deltagarna ha med sig från mötet? Definiera ämnen och hur de ska hanteras: information/diskussion/beslut. Dela agendan med deltagarna i förväg så att de kan förbereda sig och vara redo att bidra.
- Främja aktivt deltagande: Ge alla deltagare möjlighet att delta aktivt och bidra till diskussionen genom att skapa en inkluderande, öppen och respektfull miljö där idéer och åsikter välkomnas.
- Sammanfatta och följ upp: Säkra upp att ni är överens om resultatet av mötet genom att avsluta med en sammanfattning av de beslut som fattats och de åtgärder som behöver vidtas. Skicka ut noteringar om detta efter mötet och följ upp åtgärdspunkterna.
Om det är återkommande möten så kan ni utvärdera löpande med samtliga deltagare ad som har fungerat och vad som bör justeras till kommande möten, på så sätt får ni ut det ni vill av dem.
Vad gör du för att säkerställa att ni har möten som är meningsfulla?
Vill du ha fler tips? Hör gärna av dig till oss!
