Projektledare drillas i projektmodeller, målstyrning och budget… men någonstans på vägen glöms ofta människorna och gruppdynamiken bort. Hur får du egentligen en projektgrupp att arbeta effektivt? Hur väcker du deras engagemang och motivation? Ett effektivt instrument är facilitering – en globalt erkänd kompetens och verktygslåda för själva mötes- och grupprocessen.

Dagens projekt blir allt mer komplexa, multikulturella och virtuella. Inte minst därför behövs tekniker och metoder för att effektivisera möten och samarbeten. För att du som projektledare ska få ut mesta möjliga av ditt projektteam, behöver du veta hur man skapar delaktighet, engagemang – och inte minst handling.

Internationell managementforskning visar att facilitering är en nyckelkompetens hos alla ledare. Facilitering handlar om mänskligt samspel och kommunikation – att skapa öppningar som hjälper människor att nå sin fulla potential. Det är ett förhållningssätt som går att lära sig. Och ju mer du övar, desto skickligare blir du.

Vid en framgångsrik facilitering tar inte facilitatorn så stor plats, energin genereras istället i gruppen där ämneskunskapen finns och resultaten skapas.

”You were lucky to meet my project managers today when they were in such a good mood – have never seen them like this…” – citat från brittisk chef som inte begrep vad en skicklig facilitator hade sysslat med hela dagen.

Vad är då en facilitator?
Ordet facilitator är lånat från engelskans facilitation, som betyder ”att göra det lättare”. En facilitator är helt neutral i själva sakfrågan och har heller ingen beslutsmakt i ämnet. Han eller hon är helt enkelt inkallad för att hjälpa gruppen nå ett överenskommet resultat. Gruppen har expertisen, medan facilitatorn svarar för själva mötesprocessen, grupprocessen och för att målet nås.

Går det då att facilitera sitt eget team? Ja absolut, men då är du inte en ”facilitator” i ordets ursprungliga bemärkelse. Däremot använder du dig av facilitativa färdigheter i ditt team, vilket kan vara nog så värdefullt.

Facilitera själv eller?
När är det då läge att kalla in en oberoende facilitator? Det kan vara när du vill kliva ur din roll som projektledare och till 100 procent koncentrera dig på mötesfrågan. Detsamma gäller om det är komplexa frågor som ska lösas, om gruppen har en stökig historia eller om gruppen är stor.

Det finns många fördelar med att du själv faciliterar din grupp: att du är insatt, känner deltagarna etc. Men var medveten om att din roll ledare påverkar diskussioner, beslut och i slutändan resultatet. Om du som projektledare vill arbeta med ett facilitativt förhållningssätt, ska du tänka på tre saker: (1) Ditt förhållningssätt till gruppen, (2) Din kommunikation, (3) Dina verktyg.

Ditt förhållningssätt till gruppen
Facilitatorns förhållningsätt är att tydligt skilja mellan sak- och processfrågor. Facilitatorn lägger sig inte i själva sakfrågan, utan arbetar med grupprocessen (energi, motivation, konflikt etc), och mötesprocessen (nå mål, ta beslut, göra det man ska etc).

Som projektledare har du visserligen intresse i både sakfrågan och i besluten – och har ofta även beslutsmakt. Men det kan vara nyttigt att inte alltid lägga sig i, utan våga backa och låta gruppen jobba mer – kanske når du helt andra resultat…

Kommunikation
I ett möte, en grupprocess, utnyttjar facilitatorn gruppens energi till att frigöra gruppens potential (grön), samtidigt som han eller hon använder sin egen energi (röd) för att skapa riktning och nya öppningar. Ett exempel på en “grön” färdighet är att hitta en gemensam plattform i gruppen, dvs ett avstamp där gruppmedlemmarna är eniga, snarare än oense. Ett exempel på en ”röd” färdighet är när du som facilitator inspirerar gruppen, genom att måla upp positiva framtidsvisioner som mötesdeltagarna kan hämta kraft ur. Alla tio färdigheterna i modellen går att öva upp och medvetet använda sig av för att få gruppen att nå uppsatta mål med bibehållen energi och engagemang.

Verktyg
Det viktigaste som facilitator är att använda rätt teknik vid rätt tillfälle och för rätt syfte. Att använda metoder rakt upp och ned – utan tanke och fingertoppskänsla – gör ingen nytta, Det finns hyllmetrar med böcker om faciliteringsmetoder och verktyg/tekniker. Du har säkert dina egna favoriter. Här kommer tre av våra favoriter som är enkla att använda:

För gott samarbete och fokus – Spelregler och P-plats
Spelregler finns alltid när människor samarbetar – ibland som öppna kort, ibland under ytan. Vi jobbar med öppna spelregler. Enkelt uttryckt handlar spelregler om hur vi ska samarbeta. Oftast handlar det om rätten att säga din åsikt, att bli lyssnad på, respekt och hänsyn. Men också hur vi håller tider, sekretess, arbetsmetoder och uppslutning kring beslut.

Bra spelregler
- är tydliga, raka och enkla
- är kända och förankrade i gruppen
- ärvs inte automatiskt av nya medlemmar
- består av hela meningar
- använder gärna ordet ‘vi’, som förpliktar
- hålls levande och finns nedskrivna och tillgängliga

P-plats är helt enkelt ett blädderblocksblad där man skriver ner frågor och idéer som är viktiga för gruppen, men som inte passar in på syftet för det aktuella mötet. P-platsen är ett bra sätt att uppmärksamma idégivaren, utan att låta mötet driva iväg i fel riktning.

Kraftfältsanalys – en handlingsinriktad metod
Låt oss säga att gruppen du leder behöver utveckla sina samarbetsformer. Ni har försökt ta tag i frågan tidigare, men inte riktigt kommit i mål. Kraftfältsanalysen analyserar problemet och föreslår aktiviteter – allt i samma övning.

Inled med att identifiera de krafter som hjälper gruppen att utveckla samarbetet, lista sedan krafter som hindrar er utveckling. Därefter skapar ni aktiviteter som maximerar de drivande krafterna och minimerar de hindrande krafterna. Resultatet blir en aktivitetslista som leder er i mål.

Utvärderande metod – After Action Review
After Action Review (AAR) kommer ursprungligen från den amerikanska armén där den fungerade som ett utvärderingsverktyg efter en insats. Men den fungerar också som en enkel metod för att utvärdera ett projekt, en aktivitet eller ett möte. Fyra enkla frågor:

1. Vad var det vi skulle åstadkomma?
2. Vad hände egentligen?
3. Varför hände det?
4. Vad kan vi göra annorlunda nästa gång?

Ägna 25% av tiden till fråga 1-2, 25% till fråga 3 och 50% av tiden till fråga 4.

Återigen, det är facilitatorn – du själv – som är det viktigaste verktyget när du arbetar med grupper. Ditt sätt att kommunicera, ingripa och förhålla dig till gruppen/ämnet har större betydelse och påverkar mer än alla metoder i världen. Samtidigt kan rätt metod vid rätt tillfälle bidra till engagemang, delaktighet, effektivt lärande, snabbare beslut och inte minst kreativitet. Utmaningen är att veta vilken metod som ska användas när och för vilken grupp. Detta kräver omdöme och erfarenhet.

Inte ett möte till…
Det är måndag morgon och Sten går in på veckans projektmöte med ett lätt obehag i magen, vad händer nu? Projektet ligger rejält efter i planeringen och divisionschefen i Paris är missnöjd. Projektledaren ser trött och irriterad ut och drar igång mötet, trots att alla – som vanligt – inte dykt upp i tid.

Sten anammar snabbt sin vanliga strategi. Att sitta tyst… och tänka sitt. Ingen lyssnar ändå på honom. Anna och Niklas lutar sig framåt och pratar desto mer. Diskussionens vågor går höga, mötet skulle ha varit klart för en halvtimme sedan… När gruppdeltagarna slutligen skingras sitter Sten kvar en stund och funderar. Vad hände egentligen? Vilka beslut fattades… och vad ska jag göra? Nåja, det är ju inte mitt problem…

Låt oss säga att du var projektledaren på mötet som Sten deltog i. Hur hade du kunnat göra annorlunda för att involvera ALLA mötesdeltagare och få dem att känna engagemang och ta ansvar för projektet?

Tänk hur spelregler hade kunnat bidra till att dels få mötet att börja i tid – med alla på plats – dels sluta i tid. Några viktiga spelregler i Stens grupp skulle kunna vara ”I vår grupp låter vi alla komma till tals”, ”Vi har rätt att säga till om någon/några tar upp all ‘air-time’”, ”Vi använder oss av P-platsen för att hålla fokus”, ”Vi börjar och slutar våra möten i tid”, ”Vi avslutar våra möten med en kort summering av beslut och kommande aktiviteter”.

Använd en metod som hjälper alla att vara aktiva. Där både Sten, som vill ”tänka sitt”, och gruppmedlemmar som Anna och Niklas, som ”tänker-genom-att-prata”, får utrymme och kompletterar varandra istället för att motarbeta varandra. Enkla grepp kan vara att låta var och en reflektera individuellt, kanske skriva sina tankar på en post-it lapp, eller prata två och två en stund innan du släpper ordet fritt i hela gruppen.

Av: Jonas Roth